Te mooi om waar te zijn: loze overstapbeloftes

Introductie

De wereld van hoteltechnologie ontwikkelt zich razendsnel, en nieuwe innovaties veranderen hoe hotels hun dagelijkse operaties organiseren. Centraal in die ontwikkeling staat het Property Management System (PMS). De nieuwste generatie PMS-platformen presenteert zichzelf vaak als revolutionair: met strakke interfaces, cloud-first oplossingen en beloftes van automatisering die bijna te mooi klinken om waar te zijn.

Maar achter die gelikte demo’s en flitsende presentaties zit vaak meer complexiteit dan je op het eerste gezicht denkt. Veel PMS-leveranciers schetsen een beeld waarin je in een paar minuten live kunt gaan, maar tegelijkertijd lees je in hun documentatie dat je handmatig data moet migreren en dat een goede training essentieel is.

Een van onze partners overwoog onlangs om over te stappen naar een ander PMS. Ze werden overtuigd door verkopers die hen een volledig automatische migratie voorschotelden; van toekomstige boekingen en gastgegevens tot historische omzetcijfers—het klonk perfect.

Het gaat om helderheid, voorbereiding en samenwerken met partners

Wat bleek? Die ‘automatische migratie’ bestond uit allerlei handmatige stappen. Reserveringen en tarieven moesten gecontroleerd worden, gastprofielen moesten geëxporteerd, opgeschoond en ontdubbeld worden. Bij groepsboekingen gingen geblokte kamers verloren. Al snel realiseerde de klant zich dat ‘automatisch’ vooral marketingtaal was. De overstap liep vertraging op, en het team moest tussen twee systemen schakelen—met stress en verwarring tot gevolg.

Dit artikel is een reality check. We nemen je mee langs de loze beloftes die je vaak hoort in de PMS-wereld, leggen uit wat er écht bij komt kijken als je van systeem wisselt, en laten zien hoe je die overstap soepeler maakt; het gaat om helderheid, voorbereiding en samenwerken met partners die doen wat ze zeggen.

De fata morgana van de naadloze datamigratie

De belofte: “Volledig automatische datamigratie—gastprofielen, reserveringen, alles!”

Het klinkt fantastisch: je volledige database—gastgeschiedenis, toekomstige boekingen, tarieven, notities—wordt moeiteloos overgezet naar je nieuwe systeem. Geen downtime, geen dataverlies, geen handmatig werk. Gewoon een magisch proces op de achtergrond. Zeker in een druk hotelbedrijf klinkt dat als muziek in de oren.

De realiteit: Migratie is mogelijk, maar zelden zo makkelijk als beloofd

Dat magische proces is vaak helaas niet meer dan een luchtspiegeling. Datamigratie tussen twee PMS’en is vaak complex: velden komen niet altijd overeen, systemen structureren data anders, en je hebt vaak te maken met verouderde of inconsistente gegevens. Veel leveranciers hebben tools om je te helpen, maar deze vereisen bijna altijd handmatige checks. Data als gastvoorkeuren, bedrijfscontracten of oude folio’s passen vaak niet netjes in het nieuwe systeem. Zelfs grote partijen die zich profileren als volledig geautomatiseerd geven in hun documentatie toe dat sommige onderdelen handmatig moeten. Een succesvolle migratie vraagt om voorbereiding, technische kennis en begeleiding.

Teams die zonder begeleiding starten, gebruiken vaak maar een fractie van de mogelijkheden

De moeiteloze-zelf-onboarding-mythe

De belofte: “Geen training nodig! Ons systeem is zó intuïtief.”

Steeds meer PMS-aanbieders bieden self-onboarding aan. Ze hebben video’s, handleidingen en stapsgewijze checklists. Het idee is dat je alles zelf kunt doen—zonder dure consultants of lange meetings. Klinkt aantrekkelijk, toch? Zeker als je snel wilt schakelen.

De realiteit: Goede onboarding vraagt om planning, training en begeleiding

Echter, eerlijk is eerlijk: een PMS is geen Netflix-account. Het gaat over je hele operatie—van receptie tot housekeeping, van boekhouding tot revenue management, en alles hangt met elkaar samen. Een verkeerde instelling of gebrek aan kennis resulteert meestal in fouten, frustratie en verloren tijd; zelfs de beste zelfhulpmiddelen kunnen geen persoonlijke training vervangen. Teams die zonder begeleiding starten, gebruiken vaak maar een fractie van de mogelijkheden of doen dingen op een omslachtige manier. Onboarding is geen checklist, maar een cruciale fase voor je succes.

Automatische integraties: te mooi om waar te zijn?

De belofte: “Koppelingen met één klik—zonder IT-kennis.”

Het is een populaire pitch: je koppelt je channel manager, payment provider of keycard-systeem in een paar seconden. Dankzij open API’s en slimme marketplaces kun je ‘plug-and-play’ aan de slag. Geen technicus nodig, gewoon even aanvinken. Klaar!

De realiteit: Integraties vereisen afstemming, testen en nazorg

De waarheid? Zelfs de best ontworpen koppelingen hebben aandacht nodig. Hotels werken met uiteenlopende systemen, versies en configuraties. Soms kloppen tariefstructuren niet, worden verkeerde categorieën gesynchroniseerd of lopen berichten niet goed door. APIs zijn handig, maar ze vervangen geen goed testproces. Zonder die controle merk je soms pas weken later dat iets niet goed werkt. En dan zit je met dubbele boekingen, foutieve betalingen of onvolledige rapportages. Koppelen is niet moeilijk, maar goed koppelen vraagt om tijd en aandacht.

Goede leveranciers zijn niet bang voor kritische vragen—ze waarderen ze

Waarom kritisch kijken zo belangrijk is

Laat je niet verblinden door mooie demo’s. Vraag concreet: hoe werkt de migratie écht? Wat moet je zelf doen? Welke support krijg je? Is die mooie integratie standaard, of een dure add-on? Vraag naar voorbeelden van vergelijkbare hotels. En let op: sommige functies zijn native, andere zijn van externe partijen—dat maakt uit voor support en updates.

Een PMS is geen losse tool, het is het zenuwcentrum van je hotel. Reserveringen, communicatie, betalingen, rapportages—als er iets misgaat, voel je dat meteen in je operaties. Daarom moet je kritisch zijn: niet om moeilijk te doen, maar om je hotel te beschermen. Goede leveranciers zijn niet bang voor kritische vragen—ze waarderen ze; betere gesprekken leiden tot betere samenwerkingen!

VIPS PMS: eerlijk en transparant

Onze belofte: Wij houden van duidelijke verwachtingen

Bij VIPS PMS geloven we niet in verkooppraatjes. We beloven veel, maar nooit meer dan we kunnen waarmaken. Als iets tijd kost, zeggen we dat. Als je ergens training voor nodig hebt, regelen we dat. Want wij geloven: eerlijkheid duurt het langst—en levert tevreden klanten op.

Onze realiteit: Samen naar succes

We zien implementatie als een samenwerking, niet als een verkoopmoment. Van het eerste gesprek tot je livegang en daarna: we zijn er. We begeleiden je met migratie, trainen je team, denken mee over instellingen en koppelingen, omdat we willen dat je er alles uithaalt. Dat kost misschien tijd, maar uiteindelijk levert het veel meer op dan een snelle start zonder fundament.

Conclusie

Een PMS kiezen is een grote beslissing. Het kan je processen stroomlijnen, je gasten blijer maken en je omzet verhogen. Maar dat bereik je niet met mooie praatjes—wel met realistische plannen, voorbereiding en een eerlijke partner.

Bij VIPS PMS doen we geen loze beloftes. We bouwen samen met jou aan een stabiele, werkbare oplossing die echt waarde toevoegt. Wil je weten hoe dat eruitziet voor jouw hotel? Neem contact met ons op. We vertellen je graag wat er écht mogelijk is—en helpen je bij elke stap.